FINANSE WSPÓLNOTY – podstawowe zagadnienia

Każdy Właściciel lokalu jest zobowiązany do pokrywania kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej. Jest to obowiązek wynikający z ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Koszty utrzymania nieruchomości wspólnej uiszczane są w miesięcznych zaliczkach, zazwyczaj o stałej wysokości. Wysokość tych zaliczek jest ustalana w rocznym planie gospodarczym Wspólnoty mieszkaniowej poprzez podjęcie stosownej uchwały.

Ze zgromadzonych środków regulowane są następujące zobowiązania, które dzielą się na trzy duże obszary:

• Koszty eksploatacyjne – choć zwie się je kosztami zarządu to obejmują takie rzeczy jak oświetlenie klatek schodowych i części wspólnych, zasilanie wind, naprawy awarii, przeglądy wynikające z konkretnych przepisów i zasad eksploatacji różnych urządzeń np. przeciwpożarowych, regularne konserwacje, utrzymanie czystości, koszt ubezpieczenia czy wynagrodzenie zarządu.
• Koszty mediów, czyli głównie: koszty ogrzewania budynku, zimną i ciepłą wodę oraz odbiór śmieci.
• Koszty remontów, czyli fundusz remontowy, który może, ale nie musi zostać założony. Jest to jednak zalecane, ponieważ taki fundusz umożliwi wykonanie natychmiastowej naprawy o znaczących kosztach, która może wydarzyć się raz na kilka lat, a której zignorowanie może znacząco obniżyć wartość nieruchomości i spowodować nieodwracalne zniszczenia.

Na koniec roku Zarząd Wspólnoty rozlicza wszystkie zaliczki, jednak regulując na bieżąco opłaty np. mediów, może co kilka miesięcy korygować i dostosowywać wysokość zaliczki do faktycznych kosztów i zmieniających się cen. Na podstawie lat poprzednich i prognoz, Zarząd co roku opracowuje plan finansowy, który powinien dawać mieszkańcom Wspólnoty jasny pogląd na nadchodzące w kolejnym roku koszty oraz dać poczucie bezpieczeństwa.

Zarząd ma obowiązek prowadzić, a każdy członek Wspólnoty ma prawo wglądu do następujących dokumentów:

• ewidencja przychodów i kosztów, aby na koniec roku sporządzić sprawozdanie finansowe Wspólnoty
• ewidencja rozrachunków, czyli wszystkich należności i zobowiązań
• ewidencja stanu środków pieniężnych, takich jak saldo konta bankowego
• ewidencja stanu środków funduszu remontowego lub innych funduszy celowych, o ile Wspólnota takie posiada

Zarząd ma również obowiązek prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową, czyli uproszczoną księgowość kosztów zarządzania oraz zaliczek pobieranych od członków Wspólnoty na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Każdy członek Wspólnoty ma uprawnienia do osobistego wglądu do dokumentacji prowadzonej przez Zarząd.